Распоряжение мэра Москвы
19 октября 1993 г. № 595 рм
       Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосгорархив", за нарушение действующего законодательства по архивному делу

       Учитывая исключительную культурную, научную, социальную значимость Архивного фонда Москвы, в целях предотвращения фактов утраты объектов документального историко-культурного наследия, повышения ответственности территориально-отраслевых органов управления городом, административных и муниципальных округов, учреждений, предприятий, организаций, независимо от форм собственности, за состояние архивной работы и в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, постановлением правительства Москвы от 1 июня 1993 г. № 532 "Об утверждении программы и основных управлений совершенствования архивного дела":
1.  Утвердить размеры штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосгорархив" за нарушение      действующего законодательства по архивному делу, установленного порядка хранения,  упорядочения и использования архивных документов (приложение).
2.  Установить, что за неустранение выявленных объединением "Мосгорархив" нарушений в    предписанные сроки учреждения, организации, предприятия подвергаются повторному            наложению штрафных санкций.
3.  Установить, что средства, поступающие от применения штрафных санкций (п.1), зачисляются на расчетный счет объединения "Мосгорархив" 3609274 в Мосстройэкономбанке и направляются в объеме 50% исключительно на финансирование мероприятий по укреплению   материально-технической базы московских городских архивов по смете, согласованной с  Департаментом финансов правительства Москвы, и в объеме 50% поступают в городской  бюджет. Средства, причитающиеся бюджету города, перечисляются объединением      "Мосгорархив" ежемесячно не позднее 20 числа с одновременным представлением налоговым   органам расчета причитающихся бюджету средств.
4.  Ввести в действие настоящее распоряжение с момента его подписания.
5.  Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя        премьера правительства Москвы.

Мэр Москвы
Ю.М. ЛУЖКОВ


Приложение
к распоряжению мэра Москвы
от 19 октября 1993 г. № 595-рм


       Размеры штрафных санкций, налогаемых объединением "Мосгорархив" на учреждения, предприятия, организации, независимо от форм собственности, за нарушение действующего законодательства по архивному делу, установленных правил обеспечения сохранности, упорядочения и использования, архивных документов.
Виды нарушений. Размер штрафных санкции:
1.    Утрата дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному  составу (гибель документов вследствие грубого нарушения установленных правил их хранения, незаконное уничтожение документов). До семидесяти минимальных окладов
2.  Нанесение документам постоянного и долговременного хранения неисправимых повреждений    в результате затопления помещений архивов, повреждения документов огнем, несекомыми,     грызунами, плесенью и т. п. До семидесяти минимальных окладов
3.   Невыполнение указаний архивных органов о выделении под архивы учреждений, предприятий,  складов организаций приспособленных помещений, вследствие чего создается угроза  сохранности архивных документов. До тридцати пяти минимальных окладов.
4.    Изъятие у архивов занимаемых ими площадей с целью передачи в аренду коммерческим и другим организациям. До семидесяти минимальных окладов.
5.    Оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и    реорганизации учреждений и предприятий). До семидесяти минимальных окладов
6.    Непринятие должных мер к розыску отсутствующих документов после получения                соответствующих указаний архивных органов. До тридцати пяти минимальных окладов
7.   Несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел). До двадцати восьми минимальных окладов
8.   Необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки. До тридцати пяти минимальных окладов
9.    Отказ в выдаче гражданам архивных справок при наличии в организации документов,        содержащих сведенния социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. До тридцати пяти минимальных окладов
10.  Неоднократное нарушение установленных сроков выдаччи гражданам архивных справок. До тридцати пяти минимальных окладов
11. Немотивированный отказ в допуске представителей объединения "Мосгорархив" к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними. До двадцати восьми минимальных окладов

       Примечания:
1.    Штрафные санкции применяются по факту нарушения в суммах, определенных настоящим приложением, с составлением счета, акта и выдачей предписания о сроке устранения                нарушения.
2.    В случае непринятия своевременных мер по устранению нарушений штрафные санкции     применяются повторно в максимальном размере, предусмотренном за соответствующее            нарушение.
3.  Штрафные санкции с учреждений, предприятий, организаций взыскиваются всеми банками,  расположенными на территории города, в безакцептном порядке.
Распоряжение разослано членам правительства Москвы, Департаменту перспективного развития Москвы, Департаменту финансов, Государственной налоговой инспекции по Москве, Прокуратуре г. Москвы, Государственно-правовому управлению мэрии, Главному управлению Центрального банка РФ по Москве, Мосгордуму; департаментам, комитетам, управлениям правительства Москвы.


Закон города Москвы
от 28 ноября 2001 года N67
Об архивном фонде Москвы и архивах

Глава 6. Заключительные положения

Статья 17. Ответственность за нарушение законодательства
об Архивном фонде Москвы и архивах

       Должностные лица и граждане (физические лица) несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и города Москвы ответственность за нарушение законодательства Российской Федерации и города Москвы в области архивного дела.

       Нарушение правил, инструкций, других нормативно-методических документов федерального органа исполнительной власти в области архивного дела, органа управления архивным делом Москвы, иных нормативных правовых актов города Москвы по архивному делу влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере До ста минимальных размеров оплаты труда, на граждан (физических лиц) - До тридцати минимальных размеров оплаты труда.

       Дела об административных правонарушениях, предусмотренных настоящим Законом, рассматриваются административной комиссией при исполнительном органе государственной власти города Москвы на основании протоколов, составленных должностными лицами органа управлеия архивным делом Москвы.
       Ответственность руководителя и последствия для организации.
В соответствии со статьей 17 Закона о бухгалтерском учете организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

      В настоящее время для хранения первичных документов используются сроки, установленные "Перечнем типовых управленческих документов,  образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Росархивом России 6 октября 2000 года, а также "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 года (в редакции изменений и дополнений).

       В частности, сроки хранения в отношении отдельных первичных документов определены следующие:
-      первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения                    хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в т.ч. кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек,  ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др., включая унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря      1998 года) - 5 лет (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения) (п.150 Перечня);
-      документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между              организациями - 5 лет (п. 151 Перечня);
-     лицевые счета работников - 75 лет (п. 153 Перечня);
-     документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материльной помощи и других  выплат - 5 лет (при отсутствии лицевых счетов - 75 лет) (п. 155 Перечня);
-     доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе  аннулированные доверенности - 5 лет (в случае возникновения споров, разногласий,     следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения) (п. 155     Перечня);
-    документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке  стоимости имущества организации - постоянно (п. 166 Перечня);
-     документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных    отчислениях - 5 лет (п.167 Перечня).

       Согласно же требованиям подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги должно быть обеспечено в течение четырех лет. Учитывая то обстоятельство, что данный срок, по мнению автора, должен исчисляться после налогового периода то можно считать, что в рамках налогового законодательства минимальный срок хранения первичных учетных документов определен в пять лет.

Правила хранения первичных учетных документов, передачи их на архивное хранение, изъятия (выемки)

       При хранении первичных учетных документов организации руководствуются также "Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 года № 105 (далее по тексту - Положение о документообороте), ГОСТом Р 51141-98
"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года  № 28.
Во всех случаях ответственность за сохранность первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации.
В соответствии с разделом 6 Положения о документообороте до передачи на архивное хранение в самой организации или в соответствующих архивах первичные документы должны храниться в бухгалтерии организации в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки со строгой отчетностью храняться в сейфах или металлических шкафах.
До формирования дел первичные учетные документы для целей их сохранения рекомендуется хранить подшитыми в специальных тематических папках. Отработанные (проведенные по учету) документы, относящиеся к определенному учетному регистру, должны быть скомплектованы в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках.
Ежемесячно по итогам оформления регистров учета, документы рекомендуется зашивать в тематические дела, хранящиеся в вышеприведенном порядке.
Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжеию руководителя организации или главного бухгалтера.
В отдельных случаях первичные учетные документы могут быть изъяты уполномоченными на то органами. Так, в соответствии с пунктом 8 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете первичные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Работники налоговых органов при изъятии (выемки) первичных документов, в частности, руководтвуются статьями 93-94 НК РФ и Инструкцией Минфина РФ от 26 июля 1991 года № 16/176 "О порядке изъятие должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций  и граждан".
При проведении изъятия (выемки) главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять  с них копии с указанием основания и даты изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
Во всех случаях изъятие (выемка) документов должно быть оформлено протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему уполномоченному должностному лицу организации.

Порядок расследования причин пропажи (утраты, гибели) первичных учетных документов в документального оформления.

       В случае пропажи (утраты, гибели) первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте должен назначить своим приказом комиссию по расследованию причин пропажи (утраты, гибели).
Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители следственных органов или государственного пожарного надзора. При том, если соответствующие должностные лица привлечены не будут или органы МВД или пожарные службы не будут поставлены в известность, то в последующем организации будет нелегко решить проблему причин пропажи или гибели документов.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации и согласуется (представляется на рассмотрение) с представителями уполномоченных органов.
После установления причин утраты или гибели документов в известность должны быть поставлены, в том числе, и налоговые органы.
Если организация обоснует причину потери документов, то с налоговыми органами может быть решен вопрос о непроведении проверок за период, за который утрачены оправдательные документы, а объекты налогообложения могут быть определены согласно представленной организацией отчетности.
В противном случае перед организацией встанет проблема восстановления документов. Такое восстановление может быть произведено через испрашивание у банков, продавцов, клиентов и других хозяйствующих субъектов, с которыми организация имела отношения в ревизуемый период копий документов.